Política de Privacidad

1 Introducción.

El desarrollo de la informática ha llevado a que las organizaciones tengan la posibilidad de almacenar grandes cantidades de información en sus sistemas con el fin de facilitar la toma de decisiones. En efecto, la información es poder. Algunas organizaciones han abusado de ese poder informático, utilizándolo para intervenir en la esfera privada de las personas con quienes interactúan.

Las legislaciones avanzadas, conscientes de esta situación, han venido estableciendo derechos fundamentales y mecanismos de control con el fin de proteger esa esfera privada ante el poder informático. Colombia no es la excepción. Así, en el artículo 15 de la Constitución Política colombiana, y luego en la Ley 1581 de 2012, Colombia ha establecido y protegido el derecho a a la autodeterminación informática, también llamado, derecho de hábeas data.

Esta Política de Privacidad tienen como finalidad inscribir a Carlos Alvarez dentro del marco de la protección de los derechos fundamentales de las personas que se relacionan con Carlos Alvarez.

2 Definiciones.

Los siguientes términos tendrán el significado que aquí se les atribuye cuando se utilicen con mayúscula inicial en este documento.

“Autorización” significa consentimiento previo, expreso e informado del Titular para que Carlos Alvarez y/o los Encargados del Tratamiento lleven a cabo el Tratamiento de sus Datos Personales.
“Aviso de Privacidad” significa un documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, generado por Carlos Alvarez, que es puesto a disposición del Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, el cual comunica al Titular la información relativa a la existencia de la Política de Privacidad que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del Tratamiento que se pretende dar a los Datos Personales.
Una “Base de Datos” significa un conjunto organizado de Datos Personales que sean objeto de Tratamiento, e incluye archivos físicos y electrónicos.
“Dato No Público” significa un Dato Personal que no es un Dato Público.
“Dato Personal” significa cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
“Dato Público” significa un Dato Personal calificado como público por la ley o la Constitución Política. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público. Pueden ser públicos aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna por estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
“Dato Sensible” significa un Dato Personal cuyo uso afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
“Encargado del Tratamiento” significa una persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, Trate Datos Personales por cuenta de Carlos Alvarez.
“Política para el Tratamiento de Datos Personales” significa este documento, que contiene las políticas y lineamientos generales, procesos y procedimientos para el Tratamiento de los Datos Personales.
‌“Carlos Alvarez” es Carlos Miguel Alvarez Vengoechea, que tiene la calidad de Responsable del Tratamiento ante la Ley.
“Titular” significa una persona natural cuyos Datos Personales son objeto de Tratamiento.
“Tratamiento” significa cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales que realicen Carlos Alvarez o los Encargados del Tratamiento por cuenta de Carlos Alvarez, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
“Tratar” Datos Personales significa realizar Tratamiento sobre Datos Personales.
“Transferencia” de Datos Personales significa el envío de los Datos Personales a un receptor que, a su vez, es responsable del Tratamiento en los términos de la Ley 1581 de 2.012.
“Transmisión” de Datos Personales significa la comunicación de los Datos Personales al Encargado del Tratamiento, dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, con la finalidad de la realización de un Tratamiento por el Encargado del Tratamiento por cuenta de Carlos Alvarez.

3 Principios.

El Tratamiento de los Datos Personales se sujetará a los siguientes principios, los cuales guiarán cualquier interpretación y aplicación de esta Política de Tratamiento de Datos Personales:

Principio de legalidad: El Tratamiento es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y en las demás disposiciones que la modifiquen o desarrollen;

Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad determinada, específica y legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;

Principio de libertad: Los Titulares de los Datos Personales tienen la libertad de determinar la manera en que se Tratarán sus Datos Personales. En consecuencia, el Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

Principio de veracidad o calidad: Los Datos Personales sujetos a Tratamiento deben ser veraces, completos, exactos, actualizados, comprobables y comprensibles. La Ley prohíbe el Tratamiento de Datos Personales parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

En el Tratamiento de los Datos Personales deberán adoptarse medidas razonables para asegurar que los Datos Personales que reposan en las Bases de Datos sean precisos y suficientes y, cuando así lo solicite el Titular o, cuando Carlos Alvarez haya podido advertirlo, sean actualizados, rectificados o suprimidos, de tal manera que satisfagan los propósitos del Tratamiento.

Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de Carlos Alvarez o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de Datos Personales que le conciernan.

Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los Datos Personales, de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley.

Los Datos No Públicos no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley.

Principio de seguridad: Los Datos Personales se deberán someter a Tratamiento con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Los Datos No Públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo transmitir Datos No Públicos sólo cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.

Necesidad y proporcionalidad. Los Datos Personales registrados en una Base de Datos deben ser los estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades del Tratamiento, informadas al Titular. En tal sentido, deben ser adecuados, pertinentes y acordes con las finalidades para los cuales fueron recolectados.

Temporalidad o caducidad. El período de conservación de los datos personales será el necesario para alcanzar la finalidad para la cual se han recolectado.

4 Derechos de los Titulares.

Los Titulares de los Datos Personales registrados en las Bases de Datos tienen los siguientes derechos:

Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a Datos Personales parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
Solicitar prueba de la Autorización otorgada a Carlos Alvarez salvo cuando se exceptúe expresamente como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012;
Ser informado respecto del uso que se ha dado a sus Datos Personales por Carlos Alvarez o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud;
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del Dato Personal cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución;
Acceder en forma gratuita una vez al mes a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

5 Funciones.

El Oficial de Cumplimiento asumirá las siguientes funciones:

Definir los Datos Personales a recolectar y Tratar;
Definir las Bases de Datos;
Definir la finalidad del Tratamiento dado a los Datos Personales;
Definir la forma en que se almacenan los Datos Personales;
Definir los procedimientos de consulta, actualización, rectificación y supresión de Datos Personales;
Modificar el Tratamiento;
Determinar los Encargados del Tratamiento;
Supervisar y controlar el uso dado a los Datos Personales;
Atender peticiones, quejas y reclamos de los Titulares;
Aplicación del Modelo;
Atender y administrar la relación con el regulador competente;
Atender instrucciones dadas por la autoridad competente; y
Atender solicitudes de los Titulares

6 Autorización.

Carlos Alvarez deberá obtener la Autorización del Titular para la recolección y el Tratamiento de sus Datos Personales de manera previa, expresa e informada. Carlos Alvarez podrá establecer excepciones a este requisito de obtención de Autorización siguiendo, en todo caso, las disposiciones legales y reglamentarias.

La recolección de Datos Personales deberá limitarse a aquellos que son pertinentes y adecuados para el propósito para el cual son recolectados.

Los Titulares deben ser informados de los Datos Personales que serán recolectados sobre ellos, así como de todas las finalidades del Tratamiento para las cuales se obtiene el consentimiento a más tardar en el momento de la recolección de sus Datos Personales.

6.1 Solicitud de Autorización. Aviso de Privacidad.

Carlos Alvarez y los Encargados deberán informar a los Titulares por medio de un aviso de privacidad sobre la existencia de esta Política de Privacidad y la forma de conocerla. Esta información deberá darse de manera oportuna y en todo caso a más tardar al momento de la recolección de los Datos Personales.

El Aviso de Privacidad deberá contener, como mínimo, la siguiente información:

la identidad, domicilio y datos de contacto de Carlos Alvarez;
el Tratamiento al cual serán sometidos los Datos Personales y su finalidad;
cuando se recolecten Datos Sensibles, señalar expresamente que el Tratamiento se referirá a este tipo de datos; y
cómo acceder o consultar estas Política para el Tratamiento de Datos Personales.

6.2 Conservación de registros.

Carlos Alvarez mantendrá por tiempo indefinido los registros de cuándo y cómo se obtuvo la Autorización, así como de la información respecto de las finalidades del Tratamiento.

6.3 Cuándo no se requiere Autorización.

La Autorización no será necesaria cuando se trate de:

Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
Datos Públicos;
Casos de urgencia médica o sanitaria;
Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

6.4 Datos Sensibles.

El Tratamiento de Datos Sensibles está prohibido, excepto cuando:

No se requiera Autorización para la recolección y Tratamiento de los Datos Personales;
El Titular haya dado su Autorización explícita a dicho Tratamiento;
El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado;
El Tratamiento sea necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;
El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

Cuando se solicite Autorización para el Tratamiento de Datos Sensibles, Carlos Alvarez deberá informar al Titular de forma explícita y previa cuáles de los Datos Personales que serán objeto de Tratamiento son Datos Sensibles y obtener su consentimiento expreso. Ninguna actividad podrá condicionarse a que el Titular suministre Datos Sensibles, salvo que los mismos sean indispensables para el Tratamiento para el cual se pretende la Autorización.

6.5 Recolección.

Salvo en los casos en que no se requiere Autorización (Sección 6.3), no se podrá recolectar Datos Personales sin autorización del Titular.

No se podrán utilizar medios engañosos o fraudulentos para recolectar y realizar Tratamiento de Datos Personales. Existe una actuación fraudulenta o engañosa cuando:

Exista dolo, mala fe o negligencia en la información proporcionada al Titular sobre el Tratamiento;
El Tratamiento dado a los Datos Personales no corresponde a las finalidades informadas en el Aviso de Privacidad (Sección 6.1).

6.6 Difusión de la Política para el Tratamiento de Datos Personales y del Aviso de Privacidad.

Para la difusión del Aviso de Privacidad y de la Política de Privacidad, Carlos Alvarez podrá valerse de documentos, formatos electrónicos, medios verbales o cualquier otra tecnología, siempre y cuando garantice y cumpla con el deber de informar al Titular. Carlos Alvarez difundirá la Política de Privacidad a través de la URL https://www.carlosalvarez.coach.

Carlos Alvarez deberá conservar el modelo del Aviso de Privacidad utilizado mientras trate Datos Personales conforme al mismo y perduren las obligaciones que deriven del mismo. Carlos Alvarez podrá emplear medios informáticos, electrónicos o cualquier otra tecnología para el almacenamiento del modelo.

7 Uso.

Carlos Alvarez podrá utilizar los Datos Personales únicamente para el fin o propósito que hubiere sido informado a los Titulares a más tardar en el momento de su recolección.

7.1 Prohibición de divulgación masiva.

Los Datos Personales que no sean Datos Públicos no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo al Titular y a terceros autorizados.

7.2 Seguridad.

Carlos Alvarez conservará los Datos Personales bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Los Encargados del Tratamiento deberán adoptar las medidas de seguridad pertinentes.

Carlos Alvarez informará a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de los Datos Personales.

8 Consulta.

Los Titulares o sus causahabientes o representantes podrán consultar los Datos Personales que reposen en las Bases de Datos, así como el uso dado a sus Datos Personales. Para ejercer el derecho, los Titulares deberán identificarse como tales. Los representantes del Titular deberán exhibir un poder o autorización expedida por parte del Titular y con reconocimiento de firma y contenido ante notario, en virtud del cual se faculte al representante para ejercer los derechos de hábeas data del Titular.

En caso de que el Titular sea un niño, niña o adolescente, deberá actuar por intermedio de alguno de sus padres o de su tutor o curador. Sus padres demostrarán la representación legal exhibiendo un registro civil de nacimiento de su hijo o hija. Los tutores o curadores deberán exhibir copia auténtica de la sentencia judicial que los hubiere nombrado.

Los padres de los niños, niñas y adolescentes podrán solicitar la actualización de los Datos Personales de sus hijos e hijas incluyendo la privación de la patria potestad del otro padre o madre. Para ello, el padre o madre que permanezca con la representación legal del menor deberá exhibir copia auténtica de la sentencia judicial por medio de la cual se haya decretado la privación de la patria potestad del otro padre.

8.1 Solicitud.

Las solicitudes se presentarán en los siguientes canales:

Página web: www.carlosalvarez.coach

Email: info@carlosalvarez.coach

En caso de que el tratamiento haya sido encargado a terceros, las solicitudes también se podrán presentar ante los Encargados del Tratamiento, utilizando los canales que éstos hayan dispuesto para ello.

8.2 Respuesta.

La información se deberá suministrar en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la consulta. Cuando no fuere posible suministrar los Datos Personales dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se responderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

8.3 Cobro.

Carlos Alvarez podrá cobrar al Titular por este servicio cuando lo utilice más de una vez en un mismo mes calendario. En todo caso, si Carlos Alvarez hubiere dispuesto a los Titulares medios electrónicos a través de los cuales tengan acceso directo a sus Datos Personales y preferencias, el acceso deberá permitirse inmediatamente y sin costo y deberá brindar al Titular la posibilidad de conocer sus Datos Personales y actualizarlos en línea.

9 Reclamos.

El Titular o sus causahabientes que consideren (a) que sus Datos Personales contenidos en una Base de Datos deban ser objeto de corrección, actualización o supresión, o (b) que ha habido un presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 ó en esta Política de Privacidad, podrán presentar un reclamo ante Carlos Alvarez o el Encargado del Tratamiento.

9.1 Solicitud.

Los reclamos se presentarán en los mismos canales habilitados para recibir consultas (Sección 8.1) y deberán contar con la siguiente información:

la identificación del Titular,
la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo,
la dirección, y
acompañando los documentos que se quiera hacer valer.

9.2 Solicitud incompleta.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que el interesado ha desistido del reclamo.

En caso de que el funcionario que reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

9.3 Reclamo en trámite.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la Base de Datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

9.4 Respuesta.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

10 Supresión.

Los Titulares podrán solicitar en todo momento a Carlos Alvarez o a los Encargados del Tratamiento la supresión de sus Datos Personales y/o revocar la Autorización otorgada para su Tratamiento. La solicitud de supresión de los Datos Personales y la revocatoria de la Autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos.

Una vez cumplida la o las finalidades del Tratamiento o expire la vigencia de las Bases de Datos, Carlos Alvarez deberá proceder a la supresión de los Datos Personales en su posesión. No obstante, los Datos Personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

11 Terceros.

11.1 Contratos de transmisión de Datos Personales.

Antes de transmitir Datos Personales a los Encargados del Tratamiento para que realicen el Tratamiento por cuenta de Carlos Alvarez, Carlos Alvarez deberá suscribir con el Encargado del Tratamiento un contrato o una cláusula de transmisión de Datos Personales. En este caso, no se requiere contar con autorización de los Titulares para la transmisión de sus Datos Personales. El contrato o cláusula deberá señalar:

los alcances del Tratamiento,
las actividades que el Encargado realizará por cuenta de Carlos Alvarez para el Tratamiento y
las obligaciones del Encargado para con el Titular, Carlos Alvarez y otros Encargados.

Los Encargados del Tratamiento no podrán utilizar los Datos Personales para propósitos diferentes al cumplimiento del encargo. En caso de que los Encargados del Tratamiento pretendan utilizar los Datos Personales para otro propósito, deberán obtener Autorización previa, expresa e informada de los Titulares. Esta Autorización deberá referirse expresamente a la persona natural o jurídica a la que se transmiten los Datos Personales, así como la finalidad para la cual se transmiten.

11.2 Obligaciones mínimas del Encargado.

El Encargado del Tratamiento se obligará, al menos, a lo siguiente:

Someterse y dar aplicación a esta Política para el Tratamiento de Datos Personales
realizar el Tratamiento de acuerdo con los principios de esta Política para el Tratamiento de Datos Personales y con la finalidad que los Titulares hayan autorizado.
Guardar confidencialidad respecto del Tratamiento de los datos personal
Conservar los Datos Personales bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los Datos Personales en los términos de esta Política de Privacidad;
Actualizar los Datos Personales reportados por Carlos Alvarez dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;
Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en esta Política de Privacidad;
Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y esta Política de Privacidad y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares;
Registrar en la Base de Datos la leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la ley y la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente o por Carlos Alvarez sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del Dato Personal;
Abstenerse de circular Datos Personales que estén siendo controvertidos por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio o por Carlos Alvarez;
Permitir el acceso a los Datos Personales únicamente a las personas que tengan derecho a acceder a ellos;
Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de los Datos Personales;
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

11.3 Precauciones de Carlos Alvarez.

Carlos Alvarez deberá cerciorarse de cumplir las siguientes políticas:

Suministrar al Encargado únicamente Datos Personales cuyo Tratamiento esté previamente Autorizado de conformidad con la Sección 6;
Velar por que los Datos Personales que se suministren al Encargado del Tratamiento sean veraces, completos, exactos, actualizados, comprobables y comprensibles;
Comunicar al Encargado del Tratamiento en caso de que los Datos Personales previamente suministrados se encuentren en discusión por parte del Titular, fueren actualizados o rectificados.

11.4 Transferencia a otros países.

Se podrá transferir Datos Personales a otros países en los siguientes casos, únicamente:

a países que proporcionen niveles adecuados de protección de datos, según los estándares que fije la Superintendencia de Industria y Comercio
Cuando el Titular haya otorgado su Autorización expresa e inequívoca para la transferencia;
Intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el Tratamiento del Titular por razones de salud o higiene pública;
Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable;
Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad;
Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y Carlos Alvarez, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del Titular;
Transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia del interés público, o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
Previa declaración de conformidad relativa a la transferencia internacional de los Datos Personales expedida por la Superintendencia de Industria y Comercio.

12 Vigencia y Disponibilidad de la Política de Privacidad.

Esta versión 1.0 de la Política de Privacidad entrará en vigencia a partir del 19 de Agosto de 2025 y se podrá consultar en la página web de Carlos Alvarez.